什麼是澳洲的 Release Letter (Clearance Letter)？

Release Letter，中文常被翻譯為「離職證明」、「離職信」或「無債證明」，它是由你的前雇主出具的一份官方信函，用來證明：

澳洲releaseletter
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  1. 你已經正式結束在該公司的所有工作職責。
  2. 你沒有任何未結清的債務（沒有未付的培訓費用、設備費用等）。
  3. 你沒有違反任何合約，可以自由地為新雇主工作。
  4. （在某些情況下）證明你的工作表現和離職原因。

簡單來說,這封信是前雇主對你的一個「官方認可」，證明你與公司的關係已經「乾淨利落地」結束，沒有任何法律或財務上的「尾巴」。

為什麼 Release Letter 如此重要？

這封信在澳洲的職場中扮演著關鍵角色,主要體現在以下幾個方面：

新僱主的必要文件

這是最主要的原因,絕大多數澳洲公司在發出正式的工作要約 之前，都會要求你提供上一份工作的 Release Letter。

  • 背景調查的一部分： 新僱主會用它來驗證你的離職狀態是否良好。
  • 風險控制： 確保你不是因為嚴重違紀、違反合約（競業禁止條款）而被解僱，避免公司惹上法律麻煩。
  • 財務確認： 確保你沒有拖欠公司任何費用，避免將來的財務糾紛。

沒有這封信，你很難順利接受新工作。

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保護你自己的權益

對於員工來說,Release Letter 同樣重要。

  • 確保沒有隱藏債務： 在信中，前雇主會明確寫明「沒有任何未付債務」，這可以保護你免於在離職後被公司追討培訓費或其他不合理費用。
  • 正式結束關係： 這是一份法律文件，正式確認你和前僱主的合約關係已終止，避免了未來可能出現的爭議。

移民相關的證明

如果你持有的是臨時工作簽證（如 482 簽證、PSW 簽證等），Release Letter 可能會被要求作為申請其他簽證或延期的補充材料，以證明你遵守了簽證的相關規定。

Release Letter 應該包含哪些內容？

一份標準的 Release Letter 通常會包含以下信息：

  • 你的個人信息： 姓名、員工編號。
  • 僱主信息： 公司名稱、地址。
  • 僱傭關係： 你的職位、僱傭開始和結束日期。
  • 核心聲明： 這是最重要的部分。
    • "The company confirms that [Your Name] has no outstanding debts or financial obligations to [Company Name]." （本公司確認 [你的姓名] 對 [公司名稱] 沒有任何未結清的債務或財務義務。）
    • "All company property has been returned in good condition." （所有公司財產均已完好歸還。）
  • 離職原因（可選）： 有時會簡單提及離職原因，"by mutual agreement" (雙方同意) 或 "to pursue other opportunities" (為了尋求其他機會)。
  • 工作表現評價（可選）： 一些公司可能會給出簡短、正面的評價，"a valued member of our team" （我們團隊中很受重視的成員）。
  • 簽名和日期： 必須有授權人（如人力資源部經理或部門主管）的簽名和公司蓋章，以及出具信件的日期。

如何申請 Release Letter？

流程通常如下：

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  1. 正式通知離職： 根據你的合約，提前通知你的僱主，這通常是第一步。

  2. 提出書面請求： 在你最後工作日之後，向人力資源部門發送一封正式的電子郵件，請求他們出具 Release Letter。

  3. 模板範例：

    • Subject: Request for Clearance Letter - [Your Name]
    • Body:

      Dear [HR Manager's Name or HR Department],

      I am writing to formally request a Clearance Letter (or Release Letter) to confirm that my employment with [Company Name] has concluded as of [Your Last Day].

      This letter is required for my new employment. Please confirm that there are no outstanding debts or obligations from my side.

      Thank you for your assistance.

      Sincerely, [Your Full Name] [Your Employee ID, if applicable]

  4. 跟進： 公司可能需要一些時間來處理（通常是幾天到一週），如果一周後還沒有收到，可以進行友善的跟進。

常見問題 (FAQ)

Q: 公司可以拒絕提供 Release Letter 嗎？

A: 理論上，如果你的離職流程是合法的（提前通知了通知期），公司沒有合理的理由拒絕提供，拒絕提供可能構成不公平解僱或歧視，但實際上，如果離職關係不愉快，公司可能會拖延或不願意出具。

Q: 我可以自己寫一份 Release Letter 讓公司簽字嗎？

A: 可以，這在澳洲很常見，你可以自己起草一份標準的 Release Letter 內容，然後請求你的前僱主或 HR 部門審閱並簽署，這樣可以確保信件內容符合你的要求，並節省他們的時間。

Q: Release Letter 和 Reference Letter (推薦信) 是一樣的嗎？

A: 完全不一樣。

  • Release Letter (離職證明): 關注於「結算」和「狀態確認」，是程序性的文件，內容比較客觀、標準化。
  • Reference Letter (推薦信): 關注於「工作表現」和「能力評價」，是個人化的文件，內容可以非常詳細，描述你的職責、成就和優缺點，新僱主通常兩者都需要。

Q: 我離職時沒拿到，後來新公司要求，怎麼辦？

A: 應立即聯繫你前公司的 HR 部門，說明情況，並再次正式請求，如果對方不合作，可以嘗試聯繫你的前經理，在極端情況下，可以尋求法律諮詢，但通常溝通就能解決問題。

總結

在澳洲,Release Letter 是你職業生涯中不可或缺的一份「通行證」，它不僅是新僱主的「安全保險」，也是保護自己免於後續麻煩的法律文件，在離職時，務必主動、正式地申請並妥善保管好這份文件。